Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorca nie wybiera już między fakturą korygującą a notą korygującą. Nowych not korygujących nie można wystawiać, dlatego błąd na fakturze powinien zostać poprawiony przez sprzedawcę za pomocą faktury korygującej. Warto jednak znać wcześniejsze różnice między tymi dokumentami, zwłaszcza gdy firma nadal przechowuje noty sporządzone przed zmianą przepisów.
Faktura korygująca czy nota korygująca – który dokument stosuje się obecnie?
Według zasad obowiązujących od 1 lutego 2026 r. błędy na fakturze poprawia się za pomocą faktury korygującej. Dokument ten wystawia sprzedawca, czyli podmiot, który wystawił fakturę pierwotną. Nabywca nie może już samodzielnie sporządzić nowej noty korygującej.
Dotyczy to zarówno pomyłek wpływających na wartości transakcji, jak i błędów formalnych, takich jak literówka w nazwie firmy, nieaktualny adres czy nieprawidłowe oznaczenie danych kontrahenta. Jeżeli odbiorca zauważy błąd, powinien skontaktować się z wystawcą faktury i przekazać mu prawidłowe informacje.
Nie oznacza to, że każdy przypadek wymaga identycznego postępowania. Rodzaj pomyłki może wpływać na treść dokumentu, sposób jego wystawienia i skutki podatkowe. Osobnego omówienia wymaga zatem to, kiedy potrzebna jest faktura korygująca i jakie zdarzenie stanowi podstawę jej sporządzenia.
Dlaczego nota korygująca przestała obowiązywać?
Podstawą prawną wystawiania not korygujących był art. 106k ustawy o VAT. Przepis został uchylony ze skutkiem od 1 lutego 2026 r. Od tego dnia nabywca nie ma już podstawy do sporządzenia nowej noty, nawet gdy zauważona pomyłka dotyczy jedynie danych formalnych.
Zmiana ujednoliciła zasady poprawiania faktur. Za prawidłowość wystawionego dokumentu oraz jego ewentualną korektę odpowiada wystawca. Nabywca zgłasza błąd i przekazuje poprawne dane, natomiast sprzedawca wystawia odpowiednią fakturę korygującą.
Czy notę można wystawić poza KSeF?
Nie. Likwidacja not korygujących nie oznacza wyłącznie braku możliwości przesyłania ich przez Krajowy System e-Faktur. Usunięto podstawę prawną pozwalającą nabywcy na wystawienie takiego dokumentu.
Nowej noty nie można więc sporządzić także do faktury papierowej, faktury przesłanej w pliku PDF ani dokumentu wystawionego poza KSeF. Sposobem na formalne usunięcie błędu pozostaje faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.
Czy fakturę w KSeF można edytować?
Faktury przyjętej przez KSeF nie można otworzyć, zmienić i ponownie zapisać pod tym samym numerem. Jeżeli dokument zawiera błąd, należy wystawić osobną fakturę korygującą odnoszącą się do faktury pierwotnej.
Pozwala to zachować historię dokumentów. W obiegu pozostaje zarówno faktura pierwotna, jak i dokument pokazujący, które informacje zostały następnie poprawione.
Czym różniła się faktura korygująca od noty korygującej?
Różnica między fakturą a notą korygującą miała znaczenie do 31 stycznia 2026 r. Wcześniej oba dokumenty mogły służyć do poprawiania faktur, ale wystawiały je inne strony transakcji i miały odmienny zakres zastosowania.
Fakturę korygującą wystawiał sprzedawca. Mogła ona poprawiać zarówno dane formalne, jak i elementy wpływające na rozliczenie, na przykład cenę, liczbę sprzedanych towarów, stawkę VAT, podstawę opodatkowania albo kwotę podatku.
Notę korygującą wystawiał natomiast nabywca. Jej zastosowanie było ograniczone do określonych pomyłek formalnych. Nie mogła zastępować faktury korygującej w sytuacji, gdy błąd wpływał na wartość sprzedaży lub wysokość podatku.
Kto mógł wystawić notę korygującą?
Do 31 stycznia 2026 r. notę korygującą mógł wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą określony błąd formalny. Nie był to jednak obowiązek. Odbiorca dokumentu mógł również zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.
Sprzedawca nie wystawiał noty do własnej faktury. Jeżeli sam zauważył pomyłkę, właściwym rozwiązaniem było przygotowanie faktury korygującej.
Jakie błędy można było poprawić notą?
Nota była przeznaczona przede wszystkim do korygowania informacji, które nie zmieniały wartości transakcji. W praktyce mogła dotyczyć na przykład literówki w nazwie firmy, błędnego adresu, nieprawidłowej nazwy towaru lub usługi albo innych danych opisowych.
Nie każdy błąd w danych nabywcy można było jednak traktować jako zwykłą pomyłkę formalną. Czym innym była literówka, a czym innym wskazanie całkowicie innego podmiotu jako strony transakcji. Obecnie takie przypadki również powinien analizować wystawca faktury, a poprawianie błędnego NIP w KSeF może wymagać innego postępowania niż korekta nazwy lub adresu.
Czy notą można było poprawić kwotę?
Nie. Nawet przed likwidacją not korygujących nie można było używać ich do poprawiania ceny, liczby towarów, wartości netto, stawki VAT, kwoty podatku ani należności ogółem.
Jeżeli pomyłka wpływała na rozliczenie transakcji, właściwym dokumentem zawsze była faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. Od 1 lutego 2026 r. faktura korygująca służy również do formalnego poprawiania danych, które wcześniej mogły zostać zmienione notą.
Czy nota korygująca wymagała akceptacji?
Według przepisów obowiązujących do 31 stycznia 2026 r. nota korygująca wymagała akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie narzucały jednej obowiązkowej formy potwierdzenia, dlatego w praktyce akceptacja mogła następować w sposób uzgodniony przez strony.
Zasada ta ma obecnie znaczenie przede wszystkim dla dokumentów sporządzonych przed zmianą przepisów. Nie jest procedurą, którą można zastosować do nowej noty wystawianej po 1 lutego 2026 r.
Jak poprawiać poszczególne błędy w 2026 roku?
Po likwidacji noty odpowiedź dotycząca rodzaju dokumentu jest zasadniczo taka sama: formalną korektę wystawia sprzedawca. Charakter błędu nadal ma jednak znaczenie, ponieważ wpływa na zawartość faktury korygującej i może powodować odmienne skutki rozliczeniowe.
| Rodzaj błędu lub zdarzenia | Właściwy dokument | Kto wystawia dokument? | Ważna informacja |
|---|---|---|---|
| Literówka w nazwie firmy | Faktura korygująca | Sprzedawca | Nowej noty korygującej nie można wystawić |
| Błędny lub nieaktualny adres | Faktura korygująca | Sprzedawca | Dotyczy również faktur wystawionych poza KSeF |
| Pomyłka w NIP lub danych nabywcy | Faktura korygująca | Sprzedawca | Sposób korekty zależy od charakteru błędu |
| Błędna cena, ilość lub stawka VAT | Faktura korygująca | Sprzedawca | Nota nigdy nie służyła do zmiany wartości |
| Rabat, zwrot lub zmiana podstawy opodatkowania | Faktura korygująca | Sprzedawca | Skutki rozliczeniowe wymagają osobnej analizy |
Tabela pokazuje rodzaj dokumentu, ale nie rozstrzyga wszystkich skutków podatkowych. Inaczej należy ocenić prostą literówkę, inaczej pomyłkę w kwocie, a jeszcze inaczej sytuację, w której na fakturze wskazano niewłaściwego nabywcę.
Co zrobić po otrzymaniu błędnej faktury?
Nabywca powinien najpierw ustalić, która informacja jest nieprawidłowa, a następnie skontaktować się z wystawcą. W zgłoszeniu warto jednoznacznie wskazać numer faktury, opisać błąd oraz przekazać dane, które powinny znaleźć się na korekcie.
Po otrzymaniu faktury korygującej należy sprawdzić, czy dokument odnosi się do właściwej faktury pierwotnej i czy zawiera prawidłowe informacje. W razie kolejnej pomyłki trzeba ponownie zwrócić się do sprzedawcy.
Dobrze zorganizowany obieg dokumentów ogranicza ryzyko przeoczeń i ułatwia wyjaśnianie niezgodności z kontrahentami. Zasady kontroli powinny obejmować nie tylko faktury, ale również inne dokumenty firmowe, w tym ewidencję przebiegu pojazdu, rozliczenia kosztów i potwierdzenia płatności.
W przypadku pomyłki wpływającej na rozliczenie VAT albo identyfikację strony transakcji bezpiecznym rozwiązaniem jest skonsultowanie dokumentów z księgowym lub doradcą podatkowym. Pozwala to dobrać sposób postępowania do konkretnej sytuacji zamiast opierać się wyłącznie na ogólnej zasadzie.
Co z notami wystawionymi przed 1 lutego 2026 roku?
Likwidacja not korygujących nie oznacza automatycznej nieważności dokumentów wystawionych przed wejściem nowych przepisów. Jeżeli nota została sporządzona najpóźniej 31 stycznia 2026 r., mogą mieć do niej zastosowanie wcześniejsze zasady, w tym dotyczące akceptacji przez wystawcę faktury.
Istotna jest data wystawienia noty, a nie wyłącznie data faktury pierwotnej. Do faktury wystawionej przed 1 lutego 2026 r. nie można sporządzić nowej noty już po tej dacie. Należy zgłosić błąd sprzedawcy i poprosić o fakturę korygującą.
Firmy przechowujące starsze noty powinny zachować je razem z fakturami, których dotyczą, oraz z potwierdzeniem ich akceptacji, jeżeli było wymagane. W nietypowych sytuacjach przejściowych warto zweryfikować dokumentację z osobą prowadzącą rozliczenia.
Nota korygująca a KSeF – najczęstsze nieporozumienia
Wprowadzenie nowych zasad może prowadzić do przekonania, że nota została jedynie wyłączona z KSeF, ale nadal można ją stosować w tradycyjnym obiegu. Tak nie jest. Od 1 lutego 2026 r. nie można wystawiać nowych not niezależnie od formatu faktury.
Nie należy również próbować poprawiać otrzymanej faktury przez ręczną zmianę pliku PDF, dopisanie właściwych danych na wydruku albo ingerencję w zapisany dokument. Takie działanie nie zastępuje faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.
Trzeba także odróżniać notę korygującą od noty księgowej. Są to różne dokumenty. Nota księgowa może być stosowana w określonych rozliczeniach, które nie są dokumentowane fakturą VAT, na przykład przy niektórych karach umownych lub odsetkach. Likwidacja not korygujących nie oznacza automatycznej likwidacji not księgowych.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można wystawić notę korygującą w 2026 roku?
Notę można było wystawić do 31 stycznia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. nowych not korygujących nie można już sporządzać. Błąd powinien poprawić sprzedawca za pomocą faktury korygującej.
Kto obecnie poprawia błąd na fakturze?
Za wystawienie korekty odpowiada sprzedawca, czyli wystawca faktury pierwotnej. Nabywca powinien zgłosić mu pomyłkę i przekazać prawidłowe dane.
Czy drobną literówkę trzeba poprawić fakturą korygującą?
Jeżeli literówka ma zostać formalnie poprawiona, właściwym dokumentem jest faktura korygująca. Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie może wystawić w tym celu nowej noty.
Czy notą można poprawić cenę lub kwotę VAT?
Nie. Przed 1 lutego 2026 r. nota nie mogła służyć do poprawiania ceny, ilości, stawki VAT ani kwoty podatku. Takie pomyłki zawsze wymagały faktury korygującej.
Czy można wystawić notę do faktury sprzed 1 lutego 2026 roku?
Nie, jeżeli sama nota miałaby zostać wystawiona dopiero 1 lutego 2026 r. lub później. Data faktury pierwotnej nie przywraca możliwości sporządzenia nowej noty. Należy zwrócić się do sprzedawcy o fakturę korygującą.
Czy fakturę w KSeF można po prostu podmienić?
Nie. Dokumentu przyjętego przez system nie edytuje się ani nie zastępuje zmienioną wersją pod tym samym numerem. Błąd poprawia się przez wystawienie faktury korygującej.
Czy klient musi zaakceptować fakturę korygującą?
Nie należy utożsamiać tego zagadnienia z dawną akceptacją noty korygującej. Zasady związane z uzgodnieniem warunków korekty zależą między innymi od rodzaju korekty i jej skutków podatkowych. Nie oznacza to jednak, że nabywca może zablokować formalne poprawienie każdego błędu przez sam brak podpisu na dokumencie.
Faktura korygująca czy nota korygująca – podsumowanie
Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorca nie ma już możliwości wystawienia nowej noty korygującej. Jeżeli faktura zawiera błąd, nabywca powinien zgłosić go wystawcy, a sprzedawca przygotować fakturę korygującą.
Informacje o tym, kto mógł wystawić notę, jakie błędy można było nią poprawić i jak wyglądała jej akceptacja, odnoszą się obecnie przede wszystkim do zasad historycznych oraz dokumentów sporządzonych przed zmianą przepisów. Przy błędach wpływających na VAT, kwoty transakcji lub dane identyfikujące kontrahenta warto dodatkowo sprawdzić sposób rozliczenia z księgowym.
