RytmBiznesu.pl

• adminry
• 8 lipca 2022

Czym jest kilometrówka i jak ją prowadzić poprawnie? Jakie są stawki za kilometr?

Obecnie bardzo trudno wyobrazić sobie życie bez samochodu. Zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej. W większości przypadków to przedsiębiorcy udostępniają swoim pracowników pojazd, który wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych. Jednak czasami konieczne jest używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W takiej sytuacji nie bez znaczenia jest wysokość poniesionych kosztów przejazdu. Przyda się więc kilometrówka.

Czym jest? Kiedy trzeba ją stosować? Jakie były stawki za kilometr w 2021 roku? Czy będą jakieś zmiany w przyszłości? O tym można przeczytać poniżej!

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczna nazwa ewidencji przebiegu pojazdu. Z reguły prowadzona jest przez pracodawcę, kiedy pracownik zmuszony jest używać samochodu prywatnego do celów służbowych. Niezależnie od tego, czy podróż dotyczy krótkiej przejażdżki po mieście, czy też dłuższej delegacji.

Kilometrówce mogą też podlegać samochody, które nie zostały uwzględnione jako środki trwałe firmy lub zostały wynajęte na okres długoterminowy. Co ciekawe, samochód wzięty w leasing lub kupiony, także wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu, ale tylko wtedy, gdy płatnik chce odliczać pełen VAT. Odliczenie całkowite możliwe jest wyłącznie w przypadku, gdy pojazd jest wykorzystywany tylko do celów służbowych. Jest to jednoznaczne z tym, że używanie samochodu prywatnego od czasu do czasu w celu wykonania obowiązków służbowych nie upoważnia do całkowitego odliczenia VAT.

Kilometrówka pozwala określić zakres, w jakim pojazd jest używany.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu do 2019 roku

Do końca 2018 roku każdy przedsiębiorca, który zdecydował się na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zobowiązany był prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Takie rozwiązanie umożliwiło im szansę na zwrot poniesionych kosztów związanych z eksploatacją samochodu. Jedak tylko takiego, który nie został uwzględniony jako środek trwały, czyli wydatek firmy.

Zgodnie z ewidencją na wydatki firmy składały się:

• Samochody prywatne należące do przedsiębiorcy.
• Samochody prywatne należące do pracowników.
• Także samochody prywatne należące do osób niezatrudnionych w przedsiębiorstwie. Takie, które zostały im udostępnione np. na podstawie dzierżawy, wypożyczenia, czy też najmu.

Od początku 2019 roku nie ma konieczności stosowania ewidencji przebiegu pojazdu. Zostało to uregulowane przez rozporządzenie.

Co znajduje się w rozporządzeniu dotyczącym kilometrówki?

Zgodnie z nim przedsiębiorcy nie mogą przekroczyć nałożonego limitu używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Ograniczenie wynosi zaledwie 20%. Mówiąc wprost, właściciel firmy nie może odliczyć poniesionych kosztów za eksploatację samochodu w wysokości wyższej niż 20%. Nawet jeśli te koszty są większe, a składają się na nie, chociażby: olej, płyn do wycieraczek, paliwo, ubezpieczenie OC, AC, czy też NNW.

Przedsiębiorca nie musi prowadzić kilometrówki, jeżeli wydatki, które ponosi, rozlicza z pracownikami na zasadzie miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Są to głównie wydatki, które dotyczą używania samochodu prywatnego do celów służbowych przez pracowników. W ich skład nie wchodzą:

• Wyjazdy poza miejsce zatrudnienia, czyli koszty poniesione w czasie podróży, których wysokość przekracza kwotę nałożoną przy wykorzystaniu stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu.
• Przejazdy w miejscu zatrudnienia. Koszty poniesione w czasie podróży, których wysokość przekracza kwotę nałożoną przy wykorzystaniu stawki za jeden kilometr lub miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Wysokość stawek określana jest z góry przez właściwego ministra w oddzielnych przepisach.

Co ciekawe, także na samochody udostępnione przez osoby niepracujące w przedsiębiorstwie zostały nałożone limity. Od 2019 roku właściciel firmy może dokonać odliczeń wydatków dotyczących używania samochodu prywatnego do celów służbowych do 75%. Nie jest mu potrzebna do tego ewidencja przebiegu pojazdu.
Zwolnieni z prowadzenia ewidencji są też właściciele firm, którzy w swojej działalności wykorzystują samochody ciężarowe. Zarówno te powyżej 3,5 tony, jak i poniżej 3,5 tony, ale pod warunkiem, że mają jeden rząd siedzeń i zaświadczenie potwierdzające, że ich stan techniczny pozwala uznać je za samochody ciężarowe. Takie zaświadczenie to VAT-1 lub VAT-2.

Ewidencja przebiegu pojazdu a podatek VAT i jego rozliczenie

Każdy przedsiębiorca ma możliwość odliczenia 100% podatku VAT od zakupu samochodu i kosztów związanych z jego eksploatacją. Jednak waga pojazdu nie może przekraczać 3,5 tony oraz musi być wykorzystywany jedynie do celów służbowych.

W tym celu właściciel firmy zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu, aby mógł udowodnić, że nie doszło do używania samochodu w celach prywatnych. Od tej reguły istnieją też wyjątki.

Jakie?

Należą do nich:

• Samochód przeznaczony jest wyłącznie do celów służbowych i nie można z niego korzystać w inny sposób.
• W samochodzie można przewozić minimum 10 osób, wliczając w to kierowcę.
• Pojazdy produkowane są przez przedsiębiorcę, a ich przeznaczeniem ostatecznie będzie sprzedaż lub odsprzedaż odpłatna np. na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu. Z tym że te czynności muszą być ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
• Przedsiębiorca jako podatnik odlicza kwotę podatku od wysokości poniesionych kosztów związanych z jego eksploatacją w ograniczeniu do 50%.
• Przedsiębiorca nie ma podstawy prawnej do obniżenia wysokości podatku o kwotę podatku z tytułu kosztów związanych z samochodem.

Czasami ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkiem pracowników. Dotyczy to zwłaszcza osób, które swoje prywatne samochody wykorzystują do wykonywania obowiązków służbowych. Dzięki temu, że ją prowadzą, mogą dokładnie rozliczyć się z pracodawcą i oczekiwać zwrotu poniesionych kosztów.

Kalkulator kilometrówki – jak z niego korzystać prawidłowo?

Dzisiaj w Internecie można znaleźć wiele gotowych kalkulatorów, które pomagają obliczyć wszelkie wydatki poniesione w czasie podróży służbowej prywatnym samochodem. Należy jednak pamiętać, że obliczenia nie dotyczą pojazdów, które są własnością przedsiębiorcy. Co więcej, wartości muszą być wyliczone na podstawie aktualnie obowiązującej stawki. Pod uwagę brane są również przejechane kilometry w ciągu jednego miesiąca. W ostatecznym wyniku dostępna będzie kwota, którą pracodawca może zwrócić swojemu pracownikowi.

Jaki pojazd można wybrać w kalkulatorze kilometrówki?

Pierwszym istotnym elementem kalkulatora jest wybór rodzaju pojazdu. Z rozwijanej listy można wybrać następujące:

• Motocykl.
• Motorower.
• Samochód osobowy do 900 cm3.
• Samochód osobowy powyżej 900 cm3.

Stawka kilometrówki

Drugi czynnik jest ustalony z góry, według obowiązujących norm w danym dniu. Oczywiście chodzi o stawkę za kilometr przebiegu. Jest ona zależna od rodzaju pojazdu. Nie można uzyskać wyniku bez liczby przejechanych kilometrów.

Przykładowo pracownik w ciągu miesiąca przejechał 300 kilometrów w celach służbowych samochodem osobowym do 900 cm3 przy stawce 0,5214 zł. Należny koszt do zwrotu to 156,42 zł. Przy takiej samej liczbie przebytych kilometrów samochodem osobowym powyżej 900 cm3 pracownik od pracodawcy może otrzymać zwrot w wysokości 250,74 zł, ponieważ w tym przypadku stawka wynosi 0,8358 zł. Jadąc motocyklem (stawka 0,2302 zł), zwrot wyniesie 69,06 zł. Natomiast za 300 przejechanych kilometrów motorowerem pracownik otrzyma najniższy zwrot wynoszący 41,46 zł, przy stawce 0,1382 zł.

Jak widać, koszty poniesione w czasie podróży najczęściej poza kilometrami zależne są od wielkości pojazdu. Im cięższym środkiem transportu będzie poruszał się pracownik, tym na większy zwrot od pracodawcy może liczyć.

Jakie informacje powinny się znaleźć w ewidencji przebiegu pojazdu? Gotowy wzór

Ewidencja przebiegu pojazdu jest oficjalna i powinna zawierać wszelkie niezbędne informacje. Na ich podstawie pracownik może się rozliczyć z pracodawcą lub ten drugi odliczyć podatek PIT I VAT. W związku z tym poniżej został przedstawiony wzór, w którym zostały wskazane wszystkie niezbędne elementy.

1. Numer rejestracyjny samochodu lub innego pojazdu.
2. Początek oraz koniec prowadzenia ewidencji oznaczone dokładnymi datami.
3. Stan licznika przebiegu pojazdu. Należy uwzględnić dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, każdy koniec okresu rozliczeniowego oraz dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
4. Wpis kierowcy dotyczący każdego wykorzystania samochodu, a więc: imię i nazwisko, data i cel wyjazdu, numer wpisu, przejechany dystans oraz opis trasy. Przez ostatnie pojęcie rozumiane jest miejsce wyjazdu i dojazdu.
5. Przejechana odległość na każdy koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podsumowanie

Można śmiało stwierdzić, że prowadzenie kilometrówki nie jest wcale skomplikowanym zadaniem. Wystarczy jedynie zadbać o elementarną wiedzę dotyczącą obowiązujących przepisów. Niezaprzeczalnie pomocnym narzędziem jest kalkulator, który jest bardzo prosty i intuicyjny w obsłudze. Poza tym koniecznie trzeba pamiętać o prowadzeniu dokumentacji. Dzięki niej dojdzie do obniżenia poniesionych kosztów.